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            供應商應該如何配合過程審核,讓客戶滿意放心呢?

            放大字體  縮小字體 發布日期:2022-04-14  來源:食品供應鏈管理公眾號  作者:網絡  瀏覽次數:365
            核心提示:供應商應該如何配合過程審核,讓客戶滿意放心呢?
               說起過程審核,作為供應商管理員再熟悉不過了,因為供應商管理員過程審核的執行者,對于整個流程思路應該非常清晰:要看什么,要重點審什么,確認供應商在某個方面的工作是否合格,供應商的過程是否符合是VDA6.3審核問卷或是自己開發的審核問卷。
             
              那么站在供應商的角度,當客戶來審核的時候,到底應該做哪些準備工作,配合客戶高效完成審核,同時讓客戶感覺是一家不錯的,靠譜的,放心的供應商呢?
             
              作為供應商,具備一定的應審經驗是必要的。這些應審經驗是配合客戶高效,準確地完成客戶想要確認的關鍵點,同時優勢展示給客戶,讓客戶放心。
             
              客戶審核是要確認供應商有足夠的生產能力為客戶生產產品;有足夠的檢測能力為客戶識別不良保證質量;有足夠的反應速度為客戶解決發生的問題;有足夠的質量意識為客戶提出建樹性意見。
             
              對于供應商管理員來講,肯定一家供應商要比否定一家供應商難度大的多。如果想否定一家供應商不適合生產某產品,易如反掌。但是如果讓一個供應商管理員來肯定一家供應商能夠保質保量生產某產品,需要供應商配合,積極地高效地專業地給客戶展示你們有充足的能力為其代工生產,這便是應審的目的!
             
              那么供應商應該如何配合供應商管理員的過程審核,讓客戶滿意放心呢?
             
              一、了解客戶行程安排,提前做好準備工作
             
              客戶來訪前,作為供應商一定要拿到客戶準確的行程安排。什么時候到,乘坐什么交通工具,幾個人,分別是什么級別的人員,是否有老外(國籍)。
             
              客戶的日程決定了現場的生產安排,客戶的達到和離開時間是你們接送的重要指引信息。有多少人來,分別是什么級別,決定了你們應審團隊的組成人員,客戶審核不能第一時間被應對,那么客戶會覺得供應商態度有問題或者后期量產后的反應速度也不會及時有效。
             
              客戶來訪人員是否有老外,決定了接待工作的軟性條件:包括飲食,翻譯等相關細節。當然客戶肯定會有翻譯,如果有翻譯會讓客戶覺得你們考慮的周到。如果雙方都用第三方不熟悉的語言交流,總有些低效和距離感。
             
              二、客戶審核用到的問卷資料
             
              供應商在準備應對客戶審核前,需要提前拿到客戶審核的問卷資料,一般供應商管理員在審核前的郵件交流中會發給供應商,但也不排除供應商管理員疏忽這個細節。如果沒有發給你們,建議供應商積極地去跟客戶要審核問卷。
             
              每家客戶都會結合自己的產品特性制定自己的過程審核問卷,雖然都是VDA6.3的衍生版本,但是多多少少會有增減。尤其是關鍵項的定義上,可能會有不一樣。
             
              因此,供應商要積極地拿到客戶即將使用的問卷內容,提前確認客戶的審核重點,做好準備。這樣客戶在現場審核交流的時候,不會覺得陌生或者唐突。
             
              三、關于接客戶
             
              需要確認客戶的到訪人數,就是為了在接送的時候不要出現尷尬。
             
              舉例來說:客戶來4個人,安排了一輛5座豪華轎車前往接送,發現一個客戶200多斤,剛一上車后排就滿了,剩下3個人尷尬地站在車外。但如果提前安排一輛7座的,那尷尬就不存在了。
             
              關于接送客戶還有一點是不要讓客戶被冷落。
             
              如果拜訪供應商的過程中出現以下兩種情況,這兩家供應商給審核員的感覺和審核員會做出的決定會怎樣:
             
              A:供應商的司機會在到達車站前,電話給審核員告知他已經到達車站,具體在哪里等待,建議的碰面地點。
             
              審核員上車后,又告知大約多久可以到達工廠;在快到達工廠的時候,司機電話接待人員,大約幾分鐘后到達;等審核員到了,看到相關的人員已經在門口等候了。
             
              B:審核員已經到達車站,在出站口等了幾分鐘,沒人理。然后審核員電話供應商聯系人,說司機已經在路上了或者他聯系司機確認司機目前在哪里。更惡劣的情況是:司機搞錯了時間或者調度人員安排錯了,需要再等一會兒。
             
              當你被接走后,也不知道什么時候到工廠,到了工廠司機走了,審核員一個人站在辦公樓門口冷冷地打電話聯系相關人員。相關人員氣喘吁吁地跑過來帶你走進會議室。
             
              四、關于審核路線的安排
             
              作為供應商,在客戶的審核日程確定后,安排好接送和食宿。根據客戶的審核日程安排,為客戶設計一條審核路線或者參觀路線,按照客戶的審核安排通知相關部門客戶具體到達相關部門的時間,相關部門做好準備。
             
              客戶一般會按照生產的過程流程圖一步一步往下走,但是如果供應商安排的流程有更高效的方式進行審核,也可以建議客戶按照你們的流程完成審核:
             
              比如:進貨檢驗倉庫和出貨倉庫在一起,那么在審核來料相關事項的時候就可以將成品的管理一起看完,這樣就不用來回在工廠中現場審核了。
             
              五、陪審的過程中
             
              審核過程中,有經驗的審核員非常清楚知道他要看什么,只要是審核員認為是關鍵的控制點,就會打破沙鍋問到底,想確認生產,檢驗,管理是否達標。一方面審核員在識別確認風險點,另一方面是在指導供應商如何做好過程控制,以及做這方面的控制的原因。
             
              因此在審核過程中要:
             
              1. 有意識地傾聽審核員的問題,然后給出相關的證據
             
              2. 嚴格執行IATF 16949的基本要求
             
              3. 不要在審核的過程中東奔西跑,一會去這里拿,一會去那里找。
             
              審核過程中需要的現場資料,如果不能第一時間拿出來,審核員就有理由認為是沒有相關的標準要求或管理記錄,這跟現場沒有或者沒做相關工作是等同的,是一種意識問題。
             
              在審核過程中,不要跟審核員掐架,有就是有,沒有就是沒有,不要討價還價,指鹿為馬,強詞奪理,這樣只會讓審核員更加深度挑戰?梢曰ハ鄿贤,探討,確認。
             
              在陪審的過程中,供應商一定要有一個人全程陪同并且做好相關的問題點記錄,養成陪審記錄問題點的習慣,不要什么事情都由審核人員記錄下來在末次會議總結。供應商專業的表現應該是主動總結審核的問題點和審核紀要。
             
              供應商的不專業的做法,一個沒有體系概念的例子:
             
              現場審核發現作業文件缺失某些內容,供應商立刻更新相關文件,然后在末次會議時拿出來,說改掉了。這樣恰恰是沒有完全理解體系的作用。單單更新作業指導書,只能讓審核員覺得文件編制都是很隨意,沒有體系,沒有管理流程。這不是積極,反而暴露了更多管理問題,讓審核員更加不信任。
             
              六、關于末次會議
             
              末次會議上,審核員會將審核過程中提出的問題一一陳述,同時解釋有這個要求的原因,工廠的符合性。末次會議上,建議:
             
              1. 大家暢所欲言,跟審核員交流問題
             
              2. 針對審核員的問題和實際的現狀以及對問題的理解程度做深入溝通
             
              3. 針對審核員審核提出的問題有異議可以發表自己的見解,審核員需一一解答。
            編輯:foodqm

             
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